ERP: o que é, para que serve, como funciona e exemplos

A importância dos sistemas ERP e seus benefícios para a gestão corporativa

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Informação é um assunto de grande importância nas organizações, tornando-se fundamental na descoberta e introdução de oportunidades de investimento e correção de processos. Independentemente do tipo de negócio que se gerencie, a informação alimenta a empresa, fornecendo dados que podem posicioná-la de maneira a obter uma vantagem competitiva em um mercado tão globalizado. Sem a informação correta, compromete-se a competitividade, o que acaba tornando a empresa menos ágil em relação aos concorrentes. 

Os processos, dentro de uma organização, geram um fluxo de informações muito grande, sendo necessário o auxílio de sistemas para o seu melhor funcionamento. Estes sistemas devem dar condições para que os processos executem suas funções de forma eficiente e eficaz, auxiliando no desempenho das suas atividades. Isso proporciona uma maior confiabilidade das informações utilizadas, como monitoramento em tempo real e diminuição do retrabalho. Estes sistemas acabam diminuindo a complexidade do acompanhamento de cada processo, gerando mais subsídios para se planejar, diminuir gastos ou reavaliar suas etapas.

Diante de tudo isso, é fundamental que a organização escolha um ERP que atenda às suas necessidades. ERP (Enterprise Resource Planning) ou Planejamento de Recursos Empresarias, são sistemas de informações com a função de armazenar, processar e organizar as informações geradas nos processos organizacionais, agregando e estabelecendo relações de informação entre todas as áreas de uma companhia. Os ERPs são fundamentais para a integração de diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações do negócio. 

Historicamente os ERPs iniciaram com foco nos processos mais básicos da empresa, como: Compras, Recebimento, Vendas, Faturamento, Estoque, Gestão de Estoque, Controle de Produção, Contas a Pagar, Contas a Receber, Caixas e Bancos, Contabilidade e Fiscal. 

Com o passar do tempo, e a crescente demanda por melhores resultados e maior eficiência, os ERPs agregaram novas funcionalidades, como workflow, geração de gráficos, painéis (dashboards), entre outros. Isso permite que o ERP não apenas atenda aos processos no dia a dia da empresa, mas também alimente a gestão na tomada de decisão de forma rápida e consistente.

Os ERPs fornecem importantes informações para a gestão da informação na estratégia empresarial, se tornando fator chave na geração de valor e proporcionando vantagens competitivas para a companhia. Uma gestão da informação eficiente pode apoiar a política global da empresa na medida que torna eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem. A gestão da informação também qualifica a eficácia do conhecimento sobre as condições em que a empresa se encontra, tanto internamente como externamente, o que faz dela uma ferramenta importante no apoio à tomada de decisão dos gestores. Tendo acesso rápido e eficiente às informações que envolvem a organização, os gestores possuem mais condições de tomarem medidas acertadas para correção de rumo e ajustes nos seus processos. 

A integração entre os sistemas utilizados na empresa é fundamental para otimizar o fluxo de informação e a qualidade da mesma. Ela elimina a redundância de atividades em diferentes processos e auxilia no comprometimento de todos os colaboradores com os objetivos da organização. Nesse ponto, ter um ERP mais completo é fundamental para que tudo funcione adequadamente. Se optarmos por um ERP muito básico, acabamos com vários pequenos sistemas satélites e um amontoado de planilhas para complementar as necessidades dos processos da empresa.

Diante de tudo isso, é fundamental que a alta organização em conjunto com a gestão de TI pense bem na escolha do ERP que será utilizado, visto que ainda encontramos sistemas tradicionais que continuam com a estrutura da década passada e sem uma reestruturação inevitável para os dias de hoje. O ERP deve ser uma solução moderna, que facilite a operação dos processos da empresa e que gere informações vitais para as decisões gerenciais.